Tips och råd från investeraren, startuparen och eventmanagern
Kate Stefanovych om hur man förbereder sig inför en konferens
Kate är Sigma Softwares ansvariga för eventhantering. Under de senaste fem åren har hon organiserat över 130 tekniska event och representerat företaget på över 50 konferenser, inklusive Web Summit i Lissabon, OurCrowd Summit i Israel, Devoxx Polen, IT Arena Lviv och många fler.
Team slutför ofta sina konferensförberedelser genom att boka biljetter, finslipa pitchdeckar och förfina sina produkter. Denna strategi kan dock leda till bristande fokus, försök att täcka för mycket samtidigt, överutgifter och – i bästa fall – att man kommer hem med en hög av mestadels irrelevanta kontakter.
Konferenser erbjuder däremot många förbisedda möjligheter och detaljer som kan hjälpa dig att nå dina mål, men dessa glöms ofta bort i förberedelsernas hets. Låt oss gå igenom de viktigaste:
Mål: varför deltar du?
Är syftet att hitta nya kunder, nätverka, söka investeringar, undersöka konkurrenter, rekrytera talanger eller bli inspirerad av trender?
- Svara tydligt på denna fråga.
- Fokusera på två primära mål.
Gå bortom standardagendan
Utforska vad konferensen erbjuder utöver huvudprogrammet:
- Finns det startup-tävlingar, livesändningar, mentorsessioner, affärsmatchning eller hackathon?
- Är en monter ett alternativ?
Planera för sidoevent
Presentationer ger en chans att möta investerare och kunder, men de mest värdefulla kontakterna knyts ofta på mindre event.
- Kontrollera om arrangören listar sidoevent på sin webbplats.
- Sök på plattformar som Lu.ma, Eventbrite, Meetup.com eller i Telegramgrupper för nischade sidoevent.
Ansök som talare
Vanligtvis öppnar en ”Call for Papers” (CFP) 4–6 månader före eventet.
- Skicka in din kandidatur och föreslagna ämnen tidigt.
- Fokusera på ett originellt ämne som passar konferensens tema.
Öva din hisspitch
Börja träna en kort och tydlig beskrivning av din startup:
- Öva 15 minuter varje dag två veckor före konferensen.
- Testa på personer som inte känner till ditt arbete och be om feedback.
Delegera roller
Istället för en gemensam plan för teamet, dela upp rollerna:
- Skicka dem som verkligen behöver vara där.
- Se till att alla har specifika ansvarsområden.
Boka möten i förväg
Konferensdeltagare listas ofta i eventets mobilapp:
- Använd appen eller sociala medier för att kontakta dem.
- Planera möten i förväg för att få ut det mesta av konferensen.
Stick ut från mängden
Använd något litet som gör dig minnesvärd bland hundratals andra:
- Det kan vara en accessoar, klädesplagg eller frisyr.
För kalla mejl, undvik generiska meddelanden:
- Skapa personliga meddelanden som fångar mottagarens intresse.
Under konferensen: agera snabbt
- Följ upp nya kontakter omedelbart med exempelvis en selfie i chatten.
- Använd QR-koder för snabb åtkomst till dina kontaktuppgifter och produkt.
Ha tryckt material tillgängligt
Visitkort, broschyrer och annat informationsmaterial om din startup fungerar fortfarande utmärkt att dela ut till potentiella partners eller investerare.
Partnerskapsmöjligheter för montrar
Missa inte möjligheter som:
- Startup Alley på Web Summit, där du kan få en monter och tre biljetter till priset av en.
Minimera stress
Kom ihåg att du fortfarande driver en startup:
- Sov gott, håll dig hydrerad, ät ordentligt och ta med allt du behöver för en bekväm upplevelse (powerbank, anteckningsblock, bekväma skor).
Alina Pendeshchuk om hur man får leads på en konferens
Alina är Business Development Lead på Datrics, en startup inom Sigma Software Labs portfölj. Hon har rest världen runt och deltagit i konferenser som JICA-konferensen i Japan, Nordic Fintech Week och European Blockchain Convention.
Förberedelse:
- Boka möten i förväg
- Kontakta intressanta personer via appen eller sociala medier 2–3 dagar innan konferensen.
- Fokusera på nätverkande
- Använd din tid under konferensen på att prata med människor vid montrar eller på sidoevent.
- Representera ditt varumärke
- Ha ditt företags logotyp och identitet tydligt synliga.
- Digitalisera
- Använd QR-koder kopplade till LinkedIn, din webbplats eller kontaktformulär.
- Spåra konversationer
- Dokumentera varje värdefull kontakt: LinkedIn-profil, mötessummering, foto och nästa steg.
Engagera dig i lokala nätverk
När du är i en ny stad eller ett nytt land, träffa lokala kunder och partners. Detta hjälper dig att integreras i den lokala affärsgemenskapen.
Daria Yaniieva om efterföljande kommunikation
Daria är investeringsdirektör på Sigma Software Labs och deltar i internationella och ukrainska event nästan varje vecka som talare eller jurymedlem i startup-tävlingar.
Timing för uppföljning:
- Efter stora event
- Vänta några dagar innan du följer upp. Bearbeta kontakter inom en vecka.
- Efter mindre event
- Följ upp redan nästa dag. Det ger en personlig touch och snabb fortsättning på samtalen.
